Die Verwaltung von Personalunterlagen in Papierform ist in vielen Unternehmen noch Alltag. Doch Papierakten sind oft unübersichtlich, zeitaufwendig und anfällig für Fehler oder Verlust. Mit der digitalen Personalakte können Unternehmen ihre HR-Prozesse effizienter, sicherer und moderner gestalten.
In diesem Blog erfahren Sie, wie der Umstieg von Papier auf digitale Personalakten gelingt, welche Schritte dabei zu beachten sind und welche Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Ablage, in der alle relevanten Mitarbeiterinformationen strukturiert gespeichert werden. Dazu zählen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsgenehmigungen, Weiterbildungsnachweise und Krankmeldungen.
Im Vergleich zu Papierakten bietet die digitale Variante zahlreiche Vorteile. Mitarbeitende und HR-Verantwortliche haben jederzeit und von überall Zugriff auf die Unterlagen, wodurch Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt werden. Gleichzeitig sorgt die verschlüsselte Speicherung der Daten für ein hohes Maß an Sicherheit. Durch automatisierte Abläufe entfallen langwierige Suchzeiten, und Unternehmen können sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO oder Aufbewahrungspflichten jederzeit eingehalten werden.
Schritt 1: Analyse des Ist-Zustandes
Bevor Unternehmen auf digitale Personalakten umstellen, sollte zunächst der aktuelle Zustand analysiert werden. Dabei ist es wichtig zu prüfen, welche Unterlagen in Papierform vorliegen, welche Prozesse aktuell manuell ablaufen und wo Verzögerungen entstehen. Ebenso sollte untersucht werden, wer derzeit Zugriff auf die Akten hat und wie der Datenschutz umgesetzt wird. Diese Analyse ermöglicht es, Anforderungen für die digitale Lösung klar zu definieren und Prioritäten für die Digitalisierung zu setzen.
Schritt 2: Zieldefinition und Planung
Nachdem der Ist-Zustand analysiert wurde, sollten konkrete Ziele für die digitale Personalakte festgelegt werden. Beispielsweise kann das Ziel sein, alle Mitarbeiterunterlagen innerhalb eines bestimmten Zeitraums vollständig zu digitalisieren oder Routineaufgaben wie Genehmigungen, Urlaubsanträge oder Vertragsänderungen automatisch abzuwickeln. Auch die Integration der digitalen Personalakte in bestehende HR-Systeme, wie Lohnabrechnung oder Zeiterfassung, sollte von Beginn an eingeplant werden. Auf dieser Grundlage lässt sich ein Projektplan erstellen, der Aufgaben, Zuständigkeiten und Zeitrahmen klar definiert und einen strukturierten Ablauf sicherstellt.
Schritt 3: Auswahl der passenden Software
Die Wahl der geeigneten Software ist entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung. Dabei sollte zunächst auf die Benutzerfreundlichkeit geachtet werden, damit HR-Mitarbeitende die Software intuitiv bedienen können. Ebenso wichtig sind Sicherheitsstandards, einschließlich Verschlüsselung, klar definierter Zugriffsrechte und Einhaltung von Datenschutzvorgaben. Die Software sollte sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lassen und auch zukünftige Anforderungen oder Unternehmenswachstum abdecken. Ein Vergleich verschiedener Anbieter und Testphasen helfen dabei, die optimale Lösung zu finden.
Schritt 4: Digitalisierung der bestehenden Unterlagen
Bevor die digitale Personalakte aktiv genutzt werden kann, müssen die vorhandenen Papierunterlagen digitalisiert werden. Dabei empfiehlt es sich, zunächst die wichtigsten und am häufigsten genutzten Unterlagen zu erfassen. Anschließend sollten die Dokumente gescannt und eindeutig indexiert werden, beispielsweise mit Namen, Mitarbeiter-ID oder Dokumententyp. Eine Qualitätskontrolle stellt sicher, dass alle Seiten korrekt und gut lesbar digital vorliegen. Auch wenn die Unterlagen nun digital gespeichert sind, sollten die Originale weiterhin sicher archiviert werden, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Schritt 5: Aufbau klarer Strukturen und Workflows
Damit die digitale Personalakte langfristig effektiv genutzt werden kann, müssen klare Strukturen geschaffen werden. Dazu gehört eine einheitliche Ordner- und Namenskonvention, beispielsweise nach Kategorien wie „Verträge“, „Abrechnungen“ oder „Weiterbildung“. Zugriffsrechte sollten klar definiert werden, sodass Mitarbeitende nur auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen können. Außerdem sollten Routinetätigkeiten wie Genehmigungen oder Freigaben über automatisierte Workflows abgebildet werden, um die Effizienz der HR-Prozesse zu steigern und Fehler zu vermeiden.
Schritt 6: Schulung der Mitarbeitenden
Damit die digitale Personalakte erfolgreich implementiert wird, ist es entscheidend, alle Mitarbeitenden zu schulen. Dazu gehört zunächst die Bedienung der Software, das Hochladen und Abrufen von Dokumenten sowie der Umgang mit Zugriffsrechten und Datenschutzanforderungen. Ebenso sollten Mitarbeitende die automatisierten Workflows kennen und wissen, wie Genehmigungen oder Änderungen korrekt durchgeführt werden. Regelmäßige Updates und Schulungen sorgen dafür, dass das System optimal genutzt wird und Fehler vermieden werden.
Schritt 7: Integration in bestehende HR-Prozesse
Die Vorteile der digitalen Personalakte zeigen sich erst dann vollständig, wenn sie in die bestehenden HR-Prozesse integriert wird. Dazu gehört die Automatisierung von Lohnabrechnungen und Abwesenheitsmanagement, die Einbindung in Recruiting-Tools für das Bewerbermanagement sowie Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen und Compliance-Checks. Auf diese Weise wird die digitale Personalakte zum zentralen Bestandteil einer modernen HR-Strategie, der Effizienz, Transparenz und Sicherheit im Personalbereich deutlich steigert.
Vorteile der digitalen Personalakte
Unternehmen, die erfolgreich auf digitale Personalakten umgestellt haben, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Informationen stehen sofort zur Verfügung, und Routineaufgaben werden automatisiert, wodurch deutlich Zeit eingespart wird. Gleichzeitig gewährleistet die verschlüsselte Speicherung eine hohe Datensicherheit und schützt sensible Informationen. Durch die zentrale Ablage behalten HR-Verantwortliche jederzeit die Übersicht über alle Dokumente. Remote-Arbeit oder Homeoffice werden durch den jederzeitigen Zugriff auf die Unterlagen unterstützt, und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder Compliance-Vorgaben wird deutlich erleichtert.
Fazit
Die Umstellung von Papierakten auf eine digitale Personalakte erfordert Planung, Struktur und Schulung. Wer Schritt für Schritt vorgeht – von der Analyse des Ist-Zustands über die Softwareauswahl und Digitalisierung der Unterlagen bis hin zur Integration in HR-Prozesse – schafft eine effiziente, sichere und moderne Personalverwaltung.
Mit der richtigen Software, klar definierten Prozessen und gut geschulten Mitarbeitenden können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Transparenz, Sicherheit und Compliance ihrer Personalakten deutlich verbessern.
Northwind HR unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten und begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Einführung effizienter HR-Prozesse.