5 häufige Fehler in der Lohnabrechnung – und wie Sie diese vermeiden

Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung

Ein praxisnaher Leitfaden für kleine Unternehmen und Personalverantwortliche

Die Lohnabrechnung gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben in der Personalverwaltung – vor allem für kleine Unternehmen, die keine eigene Fachabteilung dafür haben. Sie muss nicht nur pünktlich und korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei sein. In der Praxis schleichen sich jedoch immer wieder Fehler ein, die auf den ersten Blick harmlos erscheinen, langfristig aber ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen können. Fehlerhafte Abrechnungen führen nicht nur zu unzufriedenen Mitarbeitenden, sondern auch zu Konflikten mit Sozialversicherungsträgern oder dem Finanzamt. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen, Säumniszuschläge oder sogar Bußgelder. Dieser Beitrag zeigt fünf der häufigsten Fehler in der Lohnabrechnung – und erklärt, wie sie sich vermeiden lassen.

Fehler Nr. 1: Unvollständige oder veraltete Mitarbeiterdaten

Eine korrekte Lohnabrechnung beginnt mit vollständigen, aktuellen und korrekt gepflegten Mitarbeiterdaten. Doch gerade hier liegt in vielen Unternehmen die erste Stolperfalle. Wenn sich persönliche Angaben wie Steuerklasse, Familienstand, Krankenkasse oder Kinderfreibeträge ändern und diese Informationen nicht rechtzeitig aktualisiert werden, wirkt sich das unmittelbar auf die Lohnabrechnung aus. So kann es passieren, dass zu hohe oder zu niedrige Lohnsteuer abgeführt wird oder Sozialversicherungsbeiträge fehlerhaft berechnet werden. Besonders problematisch wird es, wenn IBAN oder Sozialversicherungsnummer nicht korrekt erfasst wurden – das kann zu verzögerten Zahlungen oder Rückfragen der Krankenkassen führen. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen regelmäßige Datenprüfungen durchführen und Mitarbeitende dazu anhalten, persönliche Änderungen umgehend zu melden. Digitale Personalakten, die zentral gepflegt und leicht aktualisiert werden können, helfen dabei enorm.

Fehler Nr. 2: Unklare oder fehlende Arbeitszeiterfassung

Auch bei der Arbeitszeiterfassung entstehen häufig Probleme, die sich direkt auf die Lohnabrechnung auswirken. Obwohl es eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt, wird diese in der Praxis oft nur ungenau oder gar nicht umgesetzt – vor allem bei Minijobbern oder Teilzeitkräften. Werden Arbeitszeiten nicht exakt dokumentiert, ist es kaum möglich, Überstunden korrekt zu vergüten oder die monatliche Arbeitsleistung realistisch einzuschätzen. Besonders heikel wird es, wenn geringfügig Beschäftigte regelmäßig über die 538-Euro-Grenze hinaus arbeiten und dadurch eigentlich versicherungspflichtig wären. Kommt dies bei einer Betriebsprüfung ans Licht, kann es zu erheblichen Nachforderungen kommen. Unternehmen sollten daher darauf achten, dass alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar erfassen – idealerweise digital, mit Zeitstempeln und klaren Pausenregelungen. Das schützt nicht nur vor Fehlern in der Abrechnung, sondern auch vor rechtlichen Auseinandersetzungen.

Fehler Nr. 3: Gesetzesänderungen werden nicht oder zu spät berücksichtigt

Das deutsche Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht ist komplex – und ändert sich regelmäßig. Jedes Jahr werden neue Regelungen zu Mindestlöhnen, Freibeträgen, Beitragssätzen oder Meldeverfahren eingeführt. Wer diese Änderungen nicht rechtzeitig in der Lohnabrechnung berücksichtigt, riskiert ungewollt falsche Abrechnungen. Ein typisches Beispiel ist die Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns. Wird dieser nicht angepasst, zahlt der Arbeitgeber zu wenig und verstößt damit gegen geltendes Recht. Auch die seit 2023 geltenden neuen Grenzen für Midijobs, die nun bis 2.000 Euro monatlich reichen, werden in vielen Abrechnungssystemen nicht korrekt berücksichtigt. Um auf dem aktuellen Stand zu bleiben, sollten sich Unternehmen aktiv über gesetzliche Änderungen informieren – etwa über Informationsdienste der Krankenkassen, Steuerberater oder über aktuelle Updates der genutzten Lohnsoftware. Eine strukturierte Jahresplanung mit festen Zeitpunkten für Systemupdates und Überprüfungen ist dabei hilfreich.

Fehler Nr. 4: Sonderzahlungen und Sachbezüge werden falsch behandelt

Ob Urlaubsgeld, Boni, Gutscheine oder Fahrtkostenzuschüsse – Sonderleistungen gehören heute in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Doch gerade sie führen in der Lohnabrechnung regelmäßig zu Unsicherheiten. Viele Arbeitgeber wissen nicht, wie solche Zahlungen steuerlich oder sozialversicherungsrechtlich korrekt zu behandeln sind. Werden beispielsweise Tankgutscheine oder andere Sachbezüge über dem monatlich steuerfreien Freibetrag von derzeit 50 Euro ausgegeben, muss der überschreitende Betrag versteuert werden. Wird dies unterlassen, liegt eine fehlerhafte Abrechnung vor. Auch Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit sind oft fehleranfällig. Sie können steuerfrei bleiben – aber nur, wenn sie gesondert aufgeführt und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Um solche Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich eine genaue Prüfung aller Sonderleistungen im Hinblick auf ihre steuerliche Behandlung. Im Zweifel sollte man lieber auf eine pauschale Versteuerung zurückgreifen oder sich professionelle Unterstützung holen.

Meldungen an Behörden

Fehler Nr. 5: Verspätete oder fehlerhafte Meldungen an Behörden

Die Lohnabrechnung endet nicht mit der Auszahlung des Gehalts. Unternehmen sind verpflichtet, eine Vielzahl an Meldungen fristgerecht und korrekt an verschiedene Stellen weiterzugeben – etwa an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger oder das Finanzamt. Gerade bei Neueinstellungen, Austritten oder kurzfristigen Beschäftigungen ist die Fristeneinhaltung entscheidend. Ein häufiges Problem ist die verspätete Anmeldung von Mitarbeitenden bei der Krankenkasse. Diese muss spätestens mit Aufnahme der Tätigkeit erfolgen – wird sie erst später übermittelt, liegt bereits ein formeller Verstoß vor. In besonders sensiblen Branchen wie Bau oder Gastronomie besteht sogar eine Pflicht zur Sofortmeldung. Auch DEÜV-Meldungen oder elektronische Entgeltbescheinigungen müssen vollständig und fristgerecht übermittelt werden. Fehler in diesen Prozessen können bei Betriebsprüfungen teuer werden. Ein professionelles Lohnabrechnungssystem oder die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister kann hier wertvolle Sicherheit bieten.

Fazit: Eine sorgfältige Lohnabrechnung schützt vor unnötigem Ärger

Fehler in der Lohnabrechnung sind nicht nur lästig – sie sind riskant. Sie kosten Zeit, Nerven und unter Umständen viel Geld. Noch schwerer wiegt oft der Vertrauensverlust auf Seiten der Mitarbeitenden, wenn Abrechnungen wiederholt fehlerhaft sind oder Fragen nicht geklärt werden können. Unternehmen sollten die Lohnabrechnung deshalb nicht als lästige Pflicht, sondern als zentralen Teil ihrer Unternehmenskultur begreifen. Wer sie ernst nimmt, zeigt Respekt gegenüber seinem Team – und vermeidet gleichzeitig rechtliche und finanzielle Risiken. Für kleine Unternehmen kann es sich lohnen, die Lohnabrechnung ganz oder teilweise an spezialisierte Partner auszulagern. Das schafft Sicherheit, spart interne Ressourcen und sorgt dafür, dass sich Unternehmerinnen und Unternehmer auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihr Kerngeschäft.